Här framgår det hur Dalicus behandlar personuppgifter, personer vars personuppgifter företaget behandlar ska förstå hur och varför deras personuppgifter hanteras i Dalicus verksamhet och vilka rättigheter de har i förhållande till företaget.

För Dalicus är det viktigt att kundrelaterad information, inklusive personuppgifter, såväl som information om företagets anställda, behandlas säkert och konfidentiellt samt att tillämpliga regelverk efterföljs.

Dalicus erbjuder tjänster inom redovisning, revision och rådgivning. Då Dalicus är en redovisnings- och revisionsbyrå hanterar företaget ett stort antal uppdrag för företag och privatpersoner. Verksamheten är också reglerad i flera avseenden och företaget har en mängd lagstadgade skyldigheter. 

Det här innebär att Dalicus behandlar personuppgifter i många olika sammanhang. För att företaget ska kunna bedriva sin verksamhet behöver personuppgifter hanteras vid fullgörande av uppdrag och även i samband med marknadsföringsaktiviteter, rekryteringar och personuppgifter för medarbetare. 

Här nedan framgår hur Dalicus hanterar personuppgifter i centrala delar av verksamheten. Dalicus utför uppdrag inom ramen för verksamheten både som personuppgiftsansvarig och som personuppgiftsbiträde. Dalicus är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som företaget genomför för egna ändamål, bland annat kontroller avseende förekomst av intressekonflikter och oberoende. 

Information om behandling av personuppgifter för antagande och hantering av kunder och uppdrag

Bakgrund

När personuppgifter behandlas har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att lämna viss information till de registrerade. Med anledning av uppdraget kommer personuppgifter att behandlas av Dalicus. Av denna anledning lämnas följande information.

Dalicus behandling av personuppgifter

Dalicus kommer att behandla personuppgifter enligt gällande rätt. De personuppgifter som kommer att behandlas erhålls från kunden, dess koncernbolag (om tillämpligt), eller annan, t.ex. Skatteverket, Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor och avser behöriga företrädare och andra personer vars personuppgifter behövs för att hantera kundrelationen samt verklig huvudman. Personuppgifterna behandlas inför antagandet av kunder och/eller uppdrag och med anledning av utförandet av uppdraget för att:

• vidta kontroll av intressekonflikter, andra lagstadgade åtgärder t.ex. enligt bokföringslagen (1999:1078) och lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”penningtvättslagen”),
• vidta oberoendekontroller,
• vidta kvalitetskontroller samt
• för att dokumentera vidtagna åtgärder.

Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar Dalicus som utvärderar möjligheten eller har åtagit sig att utföra uppdraget och är nödvändig för Dalicus berättigade intresse av att uppfylla dess professionella skyldighet. Dalicus kan även komma att behandla personuppgifter för andra riskhanteringsåtgärder (såsom exempelvis försäkringsärenden). Denna behandling är nödvändig för Dalicus berättigade intresse av att hantera risker och eventuella krav.

Dalicus kan även komma att behandla personuppgifter för att informera om seminarier och andra event som Dalicus anordnar samt för att skicka ut nyhetsbrev och annan marknadsföring. Behandling för dessa ändamål är nödvändig för Dalicus berättigade intresse av att kunna nå ut till anställda hos kunder som kan vara intresserade av event, marknadsföring och nyheter inom områden som är relevanta för dessa personers befattningar.

Personuppgifterna i uppdraget kommer att behandlas för att utföra de överenskomna tjänsterna enligt Uppdragsbrevet. Den rättsliga grunden för denna behandling är antingen berättigat intresse, samtycke eller avtal med den registrerade.

Kategorier av personuppgifter

De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas för ovan nämnda ändamål är bl.a.

• kontaktuppgifter som namn, adress, personnummer/samordningsnummer, telefonnummer, e-postadress
• uppgifter om anställning som avdelningstillhörighet och befattning
• andra uppgifter som är nödvändiga för att utvärdera och hantera kundrelationen.

I samband med registrering av kunden kan Dalicus även komma att behandla kopior av identitetshandlingar för de personer som företräder uppdragsgivaren inom ramen för de kundkännedomsåtgärder som ska vidtas i enlighet med penningtvättslagen.

Överföring till tredje land

Personuppgifter kan komma att behandlas av Dalicus nätverksbyråer och annan som anlitas av Dalicus i syfte att utföra de åtgärder som omnämns ovan på Dalicus uppdrag; de kan vara baserade såväl inom som utanför EU/EES. Vid överföring av personuppgifter för behandling i ett land utanför EU/EES, som inte säkerställer en adekvat skyddsnivå, ansvarar Dalicus för att personuppgifterna omfattas av lämpliga skyddsåtgärder och på villkor att lagstadgade rättigheter för registrerade och effektiva rättsmedel för registrerade finns tillgängliga, eller där så inte är fallet att ytterligare kompletterande skyddsåtgärder har vidtagits som skulle kunna säkerställa att de överförda uppgifterna får en skyddsnivå i tredjelandet som är väsentligen likvärdig med den nivå som garanteras inom EU.

Mottagare av informationen

Dalicus är skyldig att tillse att den information som behandlas med anledning av uppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt. Dalicus kan komma att lämna ut personuppgifterna till nätverksbyråer eller annan som anlitas av Dalicus i syfte att kontrollera och upprätthålla opartiskhet och självständighet, att utföra kvalitetskontroller och vidta övriga risk management-åtgärder samt för att skicka ut inbjudningar till event och annat marknadsföringsmaterial. Dalicus kan även komma att lämna ut personuppgifterna till försäkringsbolag eller juridiska rådgivare i samband med ett rättsligt förfarande i den mån det krävs för att ska kunna ta tillvara sina rättmätiga intressen eller till annan mottagare om sådan skyldighet föreligger enligt gällande lagar och regler, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut.

Lagring av personuppgifter

Personuppgifterna kommer inte behandlas under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas. De flesta uppgifter som är hänförliga till utförandet av uppdraget sparas i tio år efter att uppdraget har avslutats

Rättigheter som registrerad

Registrerade har i vissa fall rätt att på begäran få information om huruvida personuppgifter som rör den registrerade behandlas och i så fall rätt att få tillgång till personuppgifterna i form av ett s.k. registerutdrag. Registrerade har vidare ofta rätt att få felaktiga personuppgifter som rör den registrerade rättade. Vidare kan registrerade ha rätt att få sina personuppgifter raderade, rätt att begära begränsning av behandlingen av personuppgifter som rör den registrerade eller invända mot sådan behandling. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om behandlingen.

Den information och de uppgifter som Uppdragstagaren tar del av inom ramen för uppdraget omfattas av tystnadsplikt, vilket innebär att Uppdragstagaren normalt sett inte får lämna ut sådan information. När det gäller personuppgifter som behandlas i samband med antagande av kunder och uppdrag samt med anledning av uppdraget, så är Uppdragstagaren skyldig att bevara dokumentationen i detta avseende under minst tio år. Detta medför att det inte är tillåtet att radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan och ibland är det inte heller tillåtet att rätta uppgifterna. Av nämnda skäl är det inte möjligt för Uppdragstagaren att i sådana fall på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka behandlingen av personuppgifterna. När det gäller Uppdragstagarens personuppgiftsbehandling för marknadsföringsändamål har registrerade dock rätt att begära radering, rättelse, begränsning och att invända mot behandling av sina personuppgifter för sådana ändamål.

Information om behandling av personuppgifter i revisionsuppdrag

Bakgrund

När personuppgifter behandlas har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att lämna viss information till de registrerade. Med anledning av revisionsuppdraget, eventuella lagstadgade tilläggsuppdrag och revisionsrådgivning som kan hänföras till sådana uppdrag (gemensamt benämnda ”Revisionsuppdraget”) kommer personuppgifter att behandlas av Dalicus. Av denna anledning lämnas följande information.

Dalicus behandling av personuppgifter

Dalicus behöver ha tillgång till vissa personuppgifter för att kunna utföra Revisionsuppdraget i enlighet med tillämpliga lagar och regler samt god revisors- och revisionssed i Sverige.

Dalicus kommer att behandla personuppgifter som erhålls från revisionskunden, dess koncernbolag (om tillämpligt), eller annan, t.ex. Skatteverket eller Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor, för att utföra och dokumentera Revisionsuppdraget. Personuppgifterna kommer att behandlas i enlighet med gällande rätt. Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar Dalicus, eller en inom byrån personvald revisor, som åtagit sig att utföra Revisionsuppdraget.

För dessa ändamål kommer Dalicus att behandla information som kan innehålla personuppgifter, såsom exempelvis lönefiler, styrelseprotokoll och andra dokument hänförliga till Revisionskundens och dess eventuella koncernbolags verksamhet. De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas är bl.a.:

1. kontaktuppgifter som namn, adress, telefonnummer och e-postadress,
2. uppgifter om anställning som anställningsnummer, avdelningstillhörighet, befattning och anställningstid,
3. uppgifter om hälsa och frånvaro, t.ex. läkarintyg och uppgifter om sjukfrånvaro, tjänstledighet eller föräldraledighet,
4. facklig tillhörighet,
5. personnummer/samordningsnummer,
6. uppgifter om ekonomiska förhållanden som bankkontouppgifter, uppgifter om lön och andra förmåner, försäkringsuppgifter och uppgift om registreringsnummer för tjänstebil,
7. uppgifter om försäkringar och pension, eller
8. andra kategorier av personuppgifter som behövs till följd av granskningen enligt god revisors- och god revisionssed.

Dalicus kommer även att behandla vissa personuppgifter för att vidta oberoendekontroller, kvalitetskontroller, kontroll av intressekonflikter, åtgärder enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism och risk management-åtgärder (såsom försäkringsärenden) samt för att utföra den interna finansiella redovisningen. Dalicus har även vissa skyldigheter enligt gällande rätt att lämna information till myndigheter eller annan extern part (t.ex. ny revisor). Behandlingen av personuppgifter för de ändamål som anges i denna punkt är nödvändig för Dalicus för att fullgöra en rättslig förpliktelse. När det gäller risk-management åtgärder är behandlingen nödvändig för Dalicus berättigade intresse av att hantera risker och eventuella krav.

Dalicus kan även komma att behandla revisionskundens och dess koncernbolags (om tillämpligt) anställdas kontaktuppgifter för att informera om seminarier och andra event som Dalicus anordnar samt för att skicka ut nyhetsbrev och annan marknadsföring. Behandling för dessa ändamål är nödvändig för Dalicus berättigade intresse av att kunna nå ut till anställda hos kunder som kan vara intresserade av event, marknadsföring och nyheter inom områden som är relevanta för dessa personers befattningar.

Mottagare av informationen

Dalicus är skyldig att tillse att den information som behandlas med anledning av Revisionsuppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt. Endast de personer som ingår i revisionsteamet eller som konsulteras av revisionsteamet kommer att ha tillgång till personuppgifterna.

Dalicus kan komma att lämna ut personuppgifterna till nätverksbyråer för syften hänförliga till utförandet av tjänsterna och i övrigt för de syften som anges i detta dokument. Dalicus kan även komma att lämna ut personuppgifterna till annan mottagare om sådan skyldighet föreligger enligt gällande lagar och regler, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut (t.ex. till ny revisor).

Säkerhet vid behandling av personuppgifter

De åtgärder och granskningar som utförs inom ramen för Revisionsuppdraget omfattas av lagstadgad tystnadsplikt, vilket innebär att även personuppgifter som behandlas inom ramen för Revisionsuppdraget och för andra angivna ändamål omfattas av sådan tystnadsplikt. Dalicus tillser att de personuppgifter som behandlas skyddas genom erforderliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder med beaktande av vad som är lämpligt i förhållande till personuppgifternas karaktär och känslighet. Dalicus system och organisation är ordnade så att obehöriga personer inte har tillgång till de personuppgifter som behandlas med anledning av Revisionsuppdraget.

Lagring av personuppgifter

Personuppgifterna kommer att behandlas under den tid som behövs för att utföra Revisionsuppdraget och därefter sparas uppgifterna för att dokumentera Revisionsuppdraget i minst tio år från utgången av det kalenderår då granskningen avslutades i enlighet med tillämpliga lagar och regler samt god revisors- och revisionssed i Sverige.

Rättigheter som registrerad

Registrerade har i vissa fall rätt att begära tillgång till och rättelse eller radering av sina personuppgifter, rätt att begära begränsning eller invända mot behandling. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om behandlingen. En revision innebär att revisionskundens information för ett visst räkenskapsår granskas vid vissa tidpunkter under detta år och under viss tid därefter, vilket innebär att en uppdatering/rättelse av personuppgifter inte blir aktuellt i denna typ av uppdrag efter det att revisionsåtgärden har vidtagits. Vidare omfattas den information och de uppgifter som revisorn tar del av inom ramen för Revisionsuppdraget av lagstadgad tystnadsplikt, vilket innebär att Dalicus normalt sett inte får lämna ut sådan information. Därtill är Dalicus skyldig att dokumentera utförda revisionsuppdrag och bevara dokumentationen under minst tio år från utgången av det kalenderår då granskningen avslutades, vilket medför att det inte är tillåtet att ändra/radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan. Av nämnda skäl är det inte heller möjligt för Dalicus/revisorn att på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka eventuell behandling av personuppgifter som sker med anledning av Revisionsuppdraget. När det gäller Dalicus personuppgiftsbehandling för marknadsföringsändamål har registrerade dock rätt att begära radering, rättelse, begränsning och att invända mot behandling av sina personuppgifter för sådana ändamål.

Kontaktperson vid frågor:

My Sköld, my.skold@dalicus.se